Welkom bij KPJ Raamsdonk

Privacy statement

KPJ Raamsdonk verwerkt persoonsgegevens en wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KPJ Raamsdonk.

Dit vormt een samenvatting van het Privacy beleid van de provinciale organisatie KPJ Brabant, waar wij als KPJ bij zijn aangesloten, welke is te vinden op www.kpjbrabant.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Van wie verwerkt KPJ Brabant persoonsgegevens?
KPJ Raamsdonk verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden van de KPJ;
- Mensen die ooit een lidmaatschap hebben gehad;
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Als KPJ verwerken we de persoonsgegevens in Vereniging.club, het ledensysteem van KPJ Brabant en de daaraan gerelateerde applicaties. Binnen ons bestuur is er een gegevensbeheerder die je persoonsgegevens verwerkt. Tevens beheert de gegevensbeheerder een (oud-)ledenlijst in Excel.

Waarvoor verwerken KPJ Raamsdonk en KPJ Brabant persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van KPJ Raamsdonk, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en zorg dragen voor je verzekering. Als je eenmaal lid of relatie van de KPJ bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of onderzoeksdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit. Hiervoor worden je gegevens verwerkt in Gmail.

Om te weten wie de deelnemers van onze activiteiten zijn, houden wij per activiteit een lijst bij van alle deelnemers. Je kunt jezelf hiervoor opgeven via het openbare forum. Als je dat niet wilt, kun je jezelf ook opgeven via kpjraamsdonk@gmail.com.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt KPJ Raamsdonk ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
De gegevensbeheerder van de KPJ afdeling waarvan je lid bent, kan je gegevens inzien en wijzigen in het ledensysteem. De gegevensbeheerder van je KPJ afdeling is ook het eerste aanspreekpunt voor vragen of wijzigingen betreft je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap. De gegevensbeheerder kan alleen leden inzien van zijn eigen KPJ afdeling.

Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld een Kring) en KPJ Brabant kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of bestuursleden die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de KPJ gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens KPJ Raamsdonk van mij verwerkt?
Het inzien van je persoonlijke gegevens kan via de gegevensbeheerder van de KPJ afdeling waarvan je lid bent. De gegevensbeheerder kan door in te loggen in het ledensysteem met zijn KPJ-account de gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie terug vinden en bewerken.

Foto’s
Tijdens activiteiten kunnen er foto’s worden gemaakt, ter promotie van de KPJ. Deze kunnen verspreid worden via onze kanalen. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, kun je dit voorafgaand van de activiteit aangeven bij een van de bestuursleden.

Sta je op een foto en wens je dat deze verwijderd wordt, dan doen wij dit. Een verzoek hiervoor kun je per mail indienen.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de KPJ kun je terecht bij de het bestuur van KPJ Raamsdonk.

Wijzigingen privacy beleid
KPJ Raamsdonk behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid.